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Politique de protection des données et RGPD

Dernière mise à jour : 9 septembre 2025

Compte tenu de la relation de confiance qui existe entre SmartShake, ses prospects, clients et partenaires, SmartShake a souhaité définir une politique de protection des données conformément aux exigences du règlement européen relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD ou GDPR).

SmartShake s’engage dans le cadre de ses activités à protéger notamment la vie privée de ses prospects, clients et partenaires (les personnes concernées), en assurant la protection, la confidentialité et la sécurité des données personnelles collectées.

SmartShake souhaite ainsi concentrer dans un document unique des informations claires, simples et précises concernant les traitements de données qu’elle est amenée à opérer afin que chaque personne concernée puisse comprendre quelles informations, données à caractère personnel (ci-après dénommées « les données personnelles ») sont collectées, comment elles sont utilisées et quels sont ses droits.

SmartShake a également désigné un relais interne et un délégué externe à la protection des données (DPO). Ils peuvent être contactés par toute personne intéressée à l’adresse postale suivante : « Service DPO, SmartShake, [adresse postale SmartShake]) ou à l’adresse courrier électronique ci-après : dpo@thesmartshake.fr.

  1. Définitions
  2. Contexte de collecte des données personnelles
  3. Catégories de données traitées par SmartShake
    • 3.1 Données personnelles déclaratives
    • 3.2 Données personnelles de fonctionnement des produits et services
    • 3.3 Données personnelles provenant de tiers
    • 3.4 Données personnelles publiques
    • 3.5 Données personnelles calculées ou inférées
    • 3.6 Exclusion des catégories particulières de données
  4. Données personnelles traitées par SmartShake (liste des données clients)
  5. Destinataires des données collectées par SmartShake
  6. Stockage des données personnelles
  7. Principes applicables aux données personnelles
    • 7.1 Licéité des traitements
    • 7.2 Finalité légitime
    • 7.3 Loyauté et transparence
    • 7.4 Droits des personnes
      • 7.4.1 Modalités d’exercice des droits
      • 7.4.2 Droit à l’information
      • 7.4.3 Droit d’accès et de rectification
      • 7.4.4 Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
      • 7.4.5 Droit à la portabilité
      • 7.4.6 Droit d’opposition
      • 7.4.7 Droit à la limitation du traitement
      • 7.4.8 Droit au recours
    • 7.5 Proportionnalité
    • 7.6 Décision automatisée
    • 7.7 Durée et limitation de conservation
    • 7.8 Exactitude des données
    • 7.9 Encadrement des transferts hors Union Européenne
    • 7.10 Engagement de sécurité et de confidentialité
  8. Secret professionnel
  9. Traitements particuliers (vidéosurveillance)
  10. Contact et précisions (DPO, modalités, formulaire de contact, droits, CNIL)
  11. Formulaire de contact
  12. Cookies
    • 12.1 Qu’est-ce qu’un cookie ?
    • 12.2 Comment SmartShake utilise les cookies ?
    • 12.3 Types de cookies et politique (émetteurs, finalités, ciblage, réseaux sociaux)
    • 12.4 Accepter ou refuser les cookies
  1. Définitions
  •  « collecter » désigne le fait de recueillir des données à caractère personnel. Cette collecte peut s’effectuer lors du remplissage d’un formulaire par exemple ;
  • « consentement » désigne toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et non équivoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement ;
  • « partenaires » désigne, au sens large, notamment des prestataires, des sous-traitants, des intermédiaires et des fournisseurs de prestations, travaillant en relation avec SmartShake ;
  • « produits ou services » désigne l’ensemble des produits et services y compris technologiques (sites, applications et services associés) proposés ou qui seront proposés par SmartShake ;
  • « prospect » désigne toute personne qui est entrée en relation avec SmartShake pour disposer d’informations sur un produit ou service proposé par SmartShake ;
  • « responsable de traitement » désigne la personne ou l’organisme qui, seul ou conjointement, détermine les objectifs et les modalités de traitement de vos données personnelles ;
  • « services en ligne » désigne des services numériques proposés par SmartShake tels que site internet, applications, ou services associés ;
  • « traitement des données personnelles » désigne toute opération ou groupe d’opérations appliquée aux données, quel que soit le procédé utilisé.
  1. Le contexte de collecte des données personnelles

Les données personnelles peuvent être recueillies principalement dans le cadre :

  • de l’entrée en relation avec SmartShake ;
  • de la relation entre SmartShake ses prospects, ses clients et ses partenaires ;
  • de l’exécution d’obligations légales ou relevant de la réglementation spécifique aux activités de SmartShake et ayant des impacts sur la protection des données personnelles (fiches de police pour les clients étrangers, les taxes de séjour, des obligations fiscales, d’audit, ou de lutte contre la fraude, lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, réquisition judiciaire, etc.) ;
  • ainsi que celles relatives à la gestion de la relation commerciale notamment lors de réclamations, ou d’enquêtes de satisfaction ; …
  1. Les catégories de données traitées par SmartShake

Les données personnelles visent toutes informations relatives à une personne physique pouvant être identifiée directement ou indirectement.

Peuvent ainsi constituer des données personnelles : le nom et prénom, le numéro de téléphone, l’adresse postale, l’adresse mail, la fonction, les données de localisation, l’adresse IP de l’ordinateur d’un individu.

Parmi les données collectées par SmartShake, les principales catégories suivantes existent :

3.1 Les données personnelles déclaratives

Les données personnelles déclaratives sont celles fournies par les personnes concernées et recueillies par SmartShake dans le cadre des relations commerciales ou contractuelles.

Les données proviennent essentiellement des personnes concernées, des personnes autorisées par les personnes concernées à les transmettre à SmartShake.

A titre d’exemple, la personne concernée peut être amenée à fournir des données personnelles relatives à ses préférences (par exemple alimentaire ou en matière de presse), à sa situation familiale, économique, patrimoniale et financière, ou pouvant permettre de déduire potentiellement des informations relatives à la santé, à l’appartenance religieuse (allergie alimentaire, accessoires pour la pratique d’un culte).

Les données personnelles peuvent également être collectées dans le cadre de la réalisation de la prestation d’hébergement.

3.2 Les données personnelles de fonctionnement des produits et services de SmartShake

Des données personnelles peuvent provenir de l’utilisation par les personnes concernées de produits et services de SmartShake ou peuvent être relatives à des opérations effectuées via les produits et services proposés par SmartShake dans le cadre de sa relation avec la personne concernée.

A titre d’exemple, sont ainsi collectées des informations relatives aux prestations effectuées dans le cadre du séjour de la personne concernée et ce afin d’améliorer la connaissance client, le confort du séjour ou encore l’organisation de futurs séjours.

3.3 Les données personnelles provenant de tiers

Les données personnelles traitées peuvent également provenir :

  • des intermédiaires de réservation ;
  • des programmes de fidélité auxquels le client a souscrit ;
  • des sous-traitants, de partenaires de SmartShake ou de tiers à SmartShake si leurs politiques de protection des données personnelles le permettent ;
  • de tiers (hôtels, associations, services de police, etc.) dans le cadre de la lutte contre la fraude, les impayés et les mauvais comportements ;
  • d’autres produits ou services fournis par des tiers auxquels les personnes concernées ont souscrits et/ou pour lesquels il a autorisé le partage avec SmartShake.

3.4 Les données personnelles publiques

SmartShake peut être amenée à collecter des données personnelles publiques concernant les personnes concernées, et utiliser les informations ou données personnelles publiques quand cela est autorisé par les textes législatifs ou réglementaires et dans le respect des règles spécifiques de communication et de réutilisation précisées par lesdits textes.

3.5 Les données personnelles calculées ou inférées par SmartShake

SmartShake à partir des données personnelles déclaratives ou des données de fonctionnement peut générer ou calculer de nouvelles données personnelles, et ce en vue d’adapter ses produits et services, de personnaliser les offres qui peuvent être faites à ses clients.

3.6 Exclusion des catégories particulières de données

Par principe, les données personnelles à caractère particulier ne sont pas collectées. Ces données personnelles sont les données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, les données personnelles génétiques, les données personnelles biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, les données personnelles concernant la santé ou les données personnelles concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

Ces catégories de données personnelles particulières qui doivent être sujettes à une attention particulière, peuvent toutefois faire l’objet d’un traitement par SmartShake, dans les conditions édictées par les règlementations relatives à la protection des données à caractère personnel.

A titre d’exemple, certaines demandes de produits ou services peuvent permettre de déduire potentiellement des informations relatives à la santé, à l’appartenance religieuse ou ethnique.

  1. Les données personnelles traitées par SmartShake

Pour les clients, font l’objet d’un traitement par SmartShake les principales données personnelles suivantes :

– Civilité ;
– Identité ;
– Adresse professionnelle ;
– Raison sociale (Employeur)
– Téléphone (Fixe, Mobile, Professionnel ;
– Adresse mail professionnelle ;
– Coordonnées (adresse postale et email, et téléphoniques);– Données de connexion (IP, Logs, traceurs) ;
– Logs.

5. Destinataires des données collectées par SmartShake

Les données personnelles collectées sur le site, sont destinées à SmartShake en sa qualité de responsable de traitement.

SmartShake veille à ce que seules des personnes habilitées puissent accéder aux données personnelles des personnes concernées et lorsque cela est nécessaire à l’exécution de leurs missions.

Certaines données personnelles peuvent être adressées à des tiers pour satisfaire aux obligations légales, réglementaires ou conventionnelles ou aux autorités légalement habilitées.

A la demande de leurs clients, SmartShake peut être amenée à transmettre des données personnelles à des tiers afin de souscrire à des produits et des services auprès de ces tiers. Le client est informé que SmartShake n’est responsable que de son propre traitement et que par conséquent les clients sont invités à se rapprocher des tiers destinataires pour être informés des termes et conditions des éventuels traitements réalisés.

  1. Stockage des données personnelles

Les données personnelles sont stockées dans les systèmes d’information de SmartShake ou dans ceux de ses sous-traitants ou prestataires.

Par principe, SmartShake s’engage à choisir des sous-traitants et prestataires répondant aux meilleurs critères de qualité et de sécurité, et présentant des garanties suffisantes, en termes de fiabilité, de sécurité, et de ressources, pour la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles.

7. Les principes applicables aux données personnelles

La règlementation relative à la protection des données à caractère personnel présente plusieurs grands principes que SmartShake s’engage à respecter scrupuleusement.

7.1 Licéité des traitements

SmartShake et chacun de ses collaborateurs s’interdisent de réaliser un traitement de données collectées de manière illicite.

Les traitements sont licites dans la mesure où, au moins une des conditions suivantes est remplie :

  • la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques (ce consentement peut être donné au moyen d’une déclaration écrite, y compris par voie électronique, ou d’une déclaration orale) ;
  • le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ;
  • le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle SmartShake est soumise ;
  • le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique ;
  • le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investie SmartShake ;
  • le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par SmartShake ou par un tiers.

Les traitements effectués par SmartShake ne sont mis en œuvre que si au moins une des conditions précédentes est remplie.

7.2 Finalité légitime

Les données personnelles sont collectées et traitées en permanence par SmartShake pour des finalités déterminées, explicites, et légitimes.

SmartShake utilise les données personnelles conformément aux conditions de la présente politique de protection des données, des conditions générales des produits et services souscrits par le client et ce dans une préoccupation constante du respect à la vie privée et de la sécurité des données personnelles de ses clients.

SmartShake utilise tout ou partie des données personnelles aux principales finalités suivantes :

  • la gestion des demandes d’information sur son site internet ;
  • la mesure de la qualité et de la satisfaction de ses clients ;
  • l’établissement de statistiques.

7.3 Loyauté et transparence

SmartShake s’engage à délivrer une information loyale, claire, et transparente.

SmartShake dispose de moyens pour apporter toute précision nécessaire concernant sa politique de protection des données sur demande de la personne concernée.

7.4 Droit des personnes

Les personnes dont les données font l’objet d’un traitement bénéficient des droits suivants, sauf obligation légale contraire à SmartShake :

  • le droit à l’information ;
  • le droit d’accès ;
  • le droit de rectification ;
  • le droit à l’effacement ou droit à l’oubli ;
  • le droit à la portabilité ;
  • les droits d’opposition ;
  • le droit à la limitation du traitement ;
  • le droit d’interrogation.

7.4.1 Modalités d’exercice de ces droits

En cas de question ou demande en lien avec le traitement des données personnelles par SmartShake, les personnes concernées sont invitées à s’adresser au relais interne à dpo@thesmartshake.fr.

7.4.2 Droit à l’information

Par la présente politique de protection des données, les personnes concernées reconnaissent qu’elles sont informées des finalités, du cadre légal, des intérêts légitimes poursuivis par SmartShake, des destinataires ou catégories de destinataires avec lesquels sont partagés leurs données personnelles, et de la possibilité de transfert des données vers un pays tiers ou une organisation internationale.

Néanmoins, concernant le droit d’information, SmartShake pourra ne pas avoir l’obligation d’y donner suite si les personnes concernées disposent de ces informations, si l’enregistrement ou la communication de leurs données personnelles est expressément prévu par la loi, ou si la communication d’informations se révèle impossible ou exigerait des efforts disproportionnés.

7.4.3 Droit d’accès et de rectification

Les personnes concernées disposent d’un droit d’accès et de rectification auprès de SmartShake.

A ce titre, les personnes concernées peuvent avoir la confirmation que des données personnelles les concernant sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données personnelles.

Les personnes concernées peuvent demander à SmartShake à ce que leurs données personnelles soient, selon le cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, ou périmées.

Toute demande de droit d’accès et de rectification doit se faire par courrier manuscrit avec copie d’une pièce d’identité.

7.4.4 Droit à l’effacement ou droit à l’oubli

Les personnes concernées peuvent demander à SmartShake l’effacement de leurs données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

  • les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou traitées d’une autre manière ;
  • si la personne retire son consentement ;
  • si elle s’oppose au traitement de ses données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légal audit traitement ;
  • si le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la règlementation applicable.

Néanmoins, les personnes concernées sont informées que l’exercice de ce droit à l’effacement ne sera pas possible lorsque la conservation de leurs données personnelles est nécessaire au regard de la législation ou de la règlementation et, notamment par exemple, à l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information, ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

7.4.5 Droit à la portabilité

Au regard de la nature de l’offre de produits et services proposés par SmartShake l’exercice de ce droit n’est pas applicable et dans la mesure où les données personnelles collectées par SmartShake ne sont pas concernées par le droit à la portabilité.

7.4.6 Droit d’opposition

La personne concernée a le droit de s’opposer, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement de données personnel à tout moment.

En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, SmartShake cessera le traitement sauf lorsqu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et droits et les libertés de la personne concernée ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

7.4.7 Droit à la limitation du traitement

Les personnes concernées ont la possibilité de demander la limitation du traitement dans les cas prévus par la règlementation concernant la protection des données à caractère personnel.

7.5 Proportionnalité

Pour chaque traitement, SmartShake s’engage à ce que les traitements soient adéquats, et à ne collecter et traiter que des données strictement nécessaires à l’objectif poursuivi.

7.6 Décision automatisée

Il n’existe pas de décision automatisée dans le cadre des traitements réalisés par SmartShake.

7.7 Durée et limitation de conservation

SmartShake s’engage à ne pas conserver les données personnelles plus longtemps qu’il lui est nécessaire pour accomplir les fins auxquelles elles sont conservées ou plus longtemps que la durée prévue par les règlementations relatives à la protection des données à caractère personnel.

7.8 Exactitude des données

SmartShake s’engage à faire en sorte de collecter des données complètes et aussi actuelles que les circonstances le permettent.

7.9 Encadrement des transferts hors Union Européenne

Les données personnelles que des personnes se trouvant sur le territoire de l’UE ont transmises à SmartShake, conformément aux finalités convenues, peuvent faire l’objet d’un transfert dans un pays de l’Union Européenne ou hors de l’Union Européenne.

Dans le cadre d’un transfert vers un pays hors Union Européenne, des règles assurant la protection et la sécurité de ces informations sont mises en place.

SmartShake prend dans tous les cas toutes les mesures nécessaires et adéquates pour assurer la sécurité des données personnelles et ce uniquement pour les traitements dont elle est responsable ou co-responsable.

Ces données personnelles peuvent être communiquées, à la requête des personnes concernées, à des organismes officiels et à des autorités administratives ou judiciaires habilités, ou à des tiers. Dans cette hypothèse, les personnes concernées sont invitées à se rapprocher des tiers concernés pour s’assurer des conditions dans lesquelles leurs données seront traitées.

7.10 Engagement de sécurité et de confidentialité

SmartShake s’engage à mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées au degré de sensibilité des données personnelles pour les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, toute altération, ou divulgation à des tiers non autorisés.

Toutes les données personnelles étant confidentielles, leur accès est limité aux seules personnes, dûment autorisées, qui en ont besoin dans le cadre de l’exécution de leur mission, grâce à des dispositifs techniques implémentés dans le système électronique. Toutes les personnes ayant accès aux données sont liées par un devoir de confidentialité et s’exposent à des mesures disciplinaires et/ou autres sanctions si elles ne respectent pas ces obligations.

Néanmoins, la sécurité et la confidentialité des données personnelles reposent sur les bonnes pratiques de chacun et les personnes concernées sont invitées à se montrer vigilantes.

  1. Secret professionnel

En application des règlementations en vigueur, les personnes qui traitent les données des personnes concernées gérées par SmartShake dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un contrat sont tenues de garder le secret à l’égard des tiers sur tout ce qu’elles apprennent pendant leur activité professionnelle.

9. Traitements particuliers

Dans le cadre de la mise en œuvre des mesures de sécurité, SmartShake utilise des systèmes de vidéo-surveillance dans certains de ses locaux en conformité avec les règlementations applicables.

Les personnes concernées sont informées que ces images font l’objet d’un enregistrement et d’une conservation et qu’elles peuvent mener à l’identification des personnes filmées soit par les systèmes mis en œuvre soit par les personnes habilitées ayant accès aux images.

Des panneaux dans les lieux filmés indiquent aux personnes concernées l’existence de ce type de dispositif, du responsable et des modalités d’exercice de leur droit d’accès aux enregistrements visuels les concernant.

10. Contact et précisions

Pour toute question ou en cas de difficulté dans la compréhension ou l’application des règles définies dans la présente politique, vous pouvez contacter le relais interne au DPO externe : dpo@thesmartshake.fr

11. Formulaire de contact

Je donne mon consentement à ce que SmartShake, utilisent mes nom, prénom, et adresse de messagerie pour répondre aux demandes de renseignements. Ce traitement est nécessaire à l’exécution des mesures précontractuelles sollicitées.

Ces données sont conservées tant que je n’ai pas retiré mon consentement et au plus tard pendant une durée de trois ans sont destinées aux services de SmartShake en charge de la gestion de la relation avec les clients.

J’ai été informé que je dispose des droits d’information, d’accès, de rectification, à l’effacement, à la portabilité, et à la limitation du traitement.

Je dispose par ailleurs d’un droit d’opposition pour motif légitime et d’opposition à la prospection commerciale.

Ces droits peuvent être exercés grâce au lien de désabonnement intégré dans les lettres d’information ou auprès du délégué à la protection des données par courrier électronique dpo@thesmartshake.fr ou par courrier à l’adresse suivante SmartShake, Relais interne du DPO, [adresse postale SmartShake], accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé par vous.

Les conditions de la politique de protection des données à SmartShake sont accessibles sur le site internet : https://www.thesmartshake.fr

En cas de litige, vous pouvez saisir l’autorité de contrôle compétente : la Cnil (www.cnil.fr)

12. Cookies

L’utilisateur est informé que lors de ses visites sur le site, un cookie peut s’installer automatiquement et être conservé temporairement en mémoire ou sur son disque dur. Un cookie est un élément qui ne permet pas d’identifier l’utilisateur mais sert à enregistrer des informations relatives à la navigation de celui-ci sur le site internet. Les utilisateurs du site reconnaissent avoir été informés de cette pratique et autorisent SmartShake à l’employer. Ils pourront désactiver ce cookie par l’intermédiaire des paramètres figurant au sein de leur logiciel de navigation.

12.1 Qu’est-ce qu’un cookie ?

Les cookies sont des fichiers texte contenant un petit nombre d’informations qui sont installés sur votre appareil lorsque vous consultez un site Web. Les cookies sont ensuite renvoyés au site Web d’origine lors de chacune de vos prochaines consultations, ou à un autre site Web qui reconnaît ce cookie. Les cookies sont utiles car ils permettent à un site Web de reconnaitre l’appareil que vous utilisez et vous offrent une meilleure expérience de navigation sur le site Web.

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Pour plus d’informations sur les cookies :

www.cnil.fr/vos-droits/vos-traces/les-cookies/

12.2 Comment SmartShake utilise les cookies ?

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  • Pour enregistrer des informations sur vos derniers « paniers » afin que vous le retrouviez quand vous revenez, et pour adapter notre site Web à vos préférences.
  • Pour mesure l’efficacité de notre publicité et la manière dont notre site est consulté par les visiteurs.

12.3 Quel type de cookies SmartShake utilise et quelle est sa politique en matière de Cookie ?

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